Privacyverklaring T.C. De Schakel

T.C. De Schakel hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respect voor de privacy en wil heldere en transparante informatie geven over de gegevens die wij verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

T.C. De Schakel houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving en in het bijzonder  aan de op 25 mei 2018 in werking getreden General Data Protection Regulation (kortweg GDPR). T.C. De Schakel hanteert hierbij de volgende privacyverklaring:

T.C. De Schakel houdt in het kader van haar werking als tennisvereniging persoonsgegevens bij van leden, sympathisanten, sponsors, vrijwilligers en leveranciers.

  1. De persoonsgevens van de leden, de sponsors, en sympathisanten worden verwerkt door vzw T.C. De schakel, maatschappelijke zetel Ingelmunstersestraat 31, 8860 Lendelede ingevolge de inschrijving bij de vereniging en dit enkel voor:
    • Ledenbeheer
    • Aansluiting bij de koepelorganisatie Tennis Vlaanderen
    • Verzekering van de spelende leden
    • Organisatie van activiteiten
    • Om u op de hoogte houden van onze activiteiten
    • Om eventuele subsidies van de overheid of koepelorganisaties te bekomen
  2. Deze gegevens zijn voor deze doelen enkel toegankelijk voor de leden van de Raad van Bestuur en worden, buiten de gegevens noodzakelijk voor de aansluiting bij de koepelorganisatie Tennis Vlaanderen en voor het bekomen van subsidies, niet aan derden doorgegeven. Enkel de absoluut noodzakelijke gegevens voor het leggen van contacten tussen de leden worden gepubliceerd in het clubblad:

    • Naam
    • Voornaam
    • Geboortedatum
    • Adres
    • Telefoonnummer/GSM-nummer
    • Geslacht

    De volgende persoonsgegevens worden bijgehouden:

    • Naam
    • Voornaam
    • Geboortedatum
    • Adres
    • Telefoonnummer
    • GSM-nummer
    • Mailadres
    • Geslacht
    • Bankrekening
    • Nationaliteit
    • Mutualiteit

    Voor minderjarige leden wordt de toelating tot gegevensverwerking gegeven door één van de ouders of een wettelijke vertegenwoordiger.
    Door lid te worden van de vereniging gaat u akkoord dat deze gegevens 10 jaar bijgehouden worden. U kan steeds vragen welke gegevens wij over u verwerken en ze laten verbeteren.
    Indien u geen lid, sponsor of sympathisant meer bent kan u vragen om deze gegevens eerder te laten wissen. Deze aanvraag dient te gebeuren bij de secretaris.

  3. De persoonsgevens van de vrijwilligers worden verwerkt door vzw T.C. De schakel, maatschappelijke zetel Ingelmunstersestraat 31, 8860 Lendelede ingevolge contractuele verbintenissen en dit enkel voor:
    • opmaak van vrijwilligerscontracten
    • organisatie van activiteiten
    • afhandeling van de financiële afwerking
    • Deze gegevens zijn voor deze doelen enkel toegankelijk voor de leden van de Raad van Bestuur.
  4. De volgende persoonsgegevens worden bijgehouden:

    • Naam
    • Voornaam
    • Geboortedatum
    • Adres
    • Telefoonnummer
    • GSM-nummer
    • Mailadres

    Door het afsluiten van een vrijwilligerscontract gaat u akkoord dat deze gegevens 10 jaar bijgehouden worden. U kan steeds vragen welke gegevens wij over u verwerken en ze laten verbeteren.
    Indien u geen vrijwilliger meer bent kan u vragen om deze gegevens eerder te laten wissen.
    Deze aanvraag dient te gebeuren bij de secretaris.

  5. De persoonsgegevens van de leveranciers worden verwerkt door vzw T.C. De schakel, maatschappelijke zetel Ingelmunstersestraat 31, 8860 Lendelede ingevolge contractuele verbintenissen en dit voor:
    • Facturatie
    • boekhouding

    De volgende persoonsgegevens worden bijgehouden:

    • Naam
    • Voornaam
    • Adres
    • Telefoonnummer
    • GSM-nummer
    • Mailadres
    • BTW-nummer

    Door leverancier te worden van de vereniging gaat u akkoord dat deze gegevens  bijgehouden worden zo lang dit door de wetgeving inzake de boekhouding van een vzw noodzakelijk is. U kan steeds vragen welke gegevens wij over u verwerken en ze laten verbeteren.
    Deze aanvraag dient te gebeuren bij de secretaris.

Beveiliging van de gegevens

De voormelde personen die namens de vzw T.C. De Schakel toegang hebben zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van de persoonsgegevens. We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
De gegevens worden bewaard op Dropbox en Onedrive.

Ingeval van een datalek verbindt vzw T.C. de schakel zich er toe dit steeds onmiddellijk aan te geven bij de Privacycommissie. De voorzitter is verantwoordelijk voor deze aangifte.

Klachten

Mocht u klachten hebben over de verwerking van persoonsgegevens dan kun u contact op nemen met de voorzitter.
U kunt ook steeds klacht indienen bij de Privacycommissie.
Vzw T.C. De Schakel behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te allen tijde eenzijdig te wijzigen.  Deze wijziging zal aangekondigd worden op de website.

Foto’s

Foto’s genomen tijdens de activiteiten van de club worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden, maar kunnen gepubliceerd worden op de website. Foto’s waarop personen individueel en herkenbaar voorkomen kunnen op vraag van de persoon verwijderd worden van de website. Deze aanvraag dient te gebeuren bij de voorzitter.

Deze privacyverklaring vervangt alle voorgaande versies.
Versie 23/03/2018